De organisatie inrichten

Waar het begint

Na de aankoop van een Business-abonnement zegt de pagina waar je terugkomt wanneer de gratis proefperiode eindigt en dat er vandaag niets is afgeschreven. Verder met inrichten opent de inrichting in het Business-portaal, ingelogd met het account waarmee je hebt gekocht.

Was deze browser het laatst ingelogd met een ander account, of met geen, dan vraagt het Business-portaal eerst: Doorgaan als je adres? Kies Dat ben ik niet als het adres niet van jou is. Dan wordt niemand ingelogd.

De inrichtingsmail leidt naar dezelfde plek. Open je die in een browser zonder login, dan log je één keer in en kom je bij de inrichting uit.

De stappen

De inrichting heeft tot vijf stappen. Elke stap kun je herhalen. Terug gaat naar de vorige stap en slaat niets op. Je kunt altijd stoppen; de inrichting onthoudt waar je was.

1. Identiteit. De naam van de organisatie, haar openbare adres en de taal van haar codewoorden. Het adres is optioneel en heeft een eigen knop. In deze stap accepteer je ook de gebruiksvoorwaarden, de privacyverklaring en de verwerkersovereenkomst, voor zover hun huidige versie nog niet is geaccepteerd. Kan het portaal niet controleren welke documenten openstaan, dan zegt het dat en biedt het Opnieuw proberen aan. Doorgaan blijft uit tot de controle lukt.
2. Vormgeving. Een geüpload logo (PNG, JPEG of WebP, tot 1 MB), een kleur en één zin voor je klanten. Deze stap verschijnt alleen als je abonnement een eigen huisstijl bevat.
3. Demonstratie. Een aparte demonstratie-organisatie, waarin je zelf één volledige verificatie kunt doorlopen. Je verwijdert haar in Instellingen.
4. Personen. Nodig collega’s uit met hun e-mailadres. De stap laat zien hoeveel plaatsen van je abonnement in gebruik zijn.
5. Klaar. Links naar het Overzicht en naar de app. Kies Afronden om de inrichting te sluiten.

Waarom de inrichting geen rechten instelt

Iedereen die je uitnodigt krijgt wat je abonnement bevat. De inrichting schrijft niets in de standaardgroep, want een groep kan het abonnement alleen beperken, nooit uitbreiden. Hebben sommige mensen minder nodig, beperk dat dan later in Organisatie en groepen.

De checklist op het Overzicht

Zolang er iets openstaat, toont het Overzicht een checklist met vijf regels. De server controleert elke regel aan wat echt is gebeurd:

• Naam en taal: de eerste stap van de inrichting is klaar.
• Je team uitnodigen: iemand anders dan de eigenaar is lid of is uitgenodigd.
• De app installeren: je bent ingelogd in de app op een telefoon of een computer.
• Verbinding maken met een collega: wissel in de app via de naam bovenaan het scherm naar de context van de organisatie, tik op Verbind met je team en kies een collega.
• Het codewoord vergelijken met een collega: vergelijk het codewoord de volgende keer dat jullie praten. Het telt voor jullie allebei, wie het ook vastlegt.

De laatste drie regels zijn je eigen stappen. De checklist verdwijnt als alle regels klaar zijn. Alleen rollen die mensen mogen beheren zien hem.

De verwerkersovereenkomst

Een organisatie die de inrichting heeft overgeslagen, heeft de verwerkersovereenkomst niet geaccepteerd. Tot ze dat doet, toont het Business-portaal leden die mensen mogen beheren boven elke pagina een melding. Je kunt die niet wegklikken. Vink het vakje aan en kies Accepteren.

De proefperiode

In de laatste vier dagen van een gratis proefperiode ziet de eigenaar een melding met de datum waarop de proefperiode eindigt en het bedrag dat die dag wordt afgeschreven. Onder Abonnement en facturering houd je het abonnement of zeg je het op. Zie Abonnement en facturering.