Organisation einrichten

Wo es beginnt

Nach dem Kauf eines Business-Tarifs zeigt die Rückkehrseite, wann die kostenlose Testphase endet und dass heute nichts abgebucht wurde. Weiter zur Einrichtung öffnet die Einrichtung im Business-Portal, angemeldet mit dem Konto, mit dem du gekauft hast.

War dieser Browser zuletzt mit einem anderen Konto angemeldet oder mit keinem, fragt das Business-Portal zuerst: Als deine Adresse fortfahren? Wähle Das bin ich nicht, wenn die Adresse nicht deine ist. Dann wird niemand angemeldet.

Die Einrichtungs-E-Mail führt an dieselbe Stelle. Öffnest du sie in einem Browser ohne Anmeldung, meldest du dich einmal an und landest in der Einrichtung.

Die Schritte

Die Einrichtung hat bis zu fünf Schritte. Jeden Schritt kannst du wiederholen. Zurück führt zum vorigen Schritt und speichert nichts. Du kannst jederzeit aufhören, die Einrichtung merkt sich, wo du stehst.

Identität. Der Name der Organisation, ihre öffentliche Adresse und die Sprache ihrer Codewörter. Die Adresse ist freiwillig und hat einen eigenen Knopf. In diesem Schritt nimmst du außerdem die Nutzungsbedingungen, die Datenschutzerklärung und den Auftragsverarbeitungsvertrag an, soweit ihre aktuelle Fassung noch nicht angenommen ist. Kann das Portal nicht prüfen, welche Dokumente offen sind, sagt es das und bietet Erneut versuchen an. Weiter bleibt gesperrt, bis die Prüfung gelingt.
Gestaltung. Ein hochgeladenes Logo (PNG, JPEG oder WebP, bis 1 MB), eine Farbe und ein Satz für deine Kundschaft. Diesen Schritt gibt es nur, wenn dein Tarif ein eigenes Erscheinungsbild enthält.
Demonstration. Eine eigene Demonstrations-Organisation, in der du allein eine vollständige Prüfung durchspielen kannst. Entfernen kannst du sie in den Einstellungen.
Personen. Lade Kolleginnen und Kollegen per E-Mail-Adresse ein. Der Schritt zeigt, wie viele Plätze deines Tarifs belegt sind.
Fertig. Links zur Übersicht und zur App. Mit Fertig beendest du die Einrichtung.

Warum die Einrichtung keine Berechtigungen setzt

Alle, die du einlädst, erhalten das, was dein Tarif enthält. Die Einrichtung schreibt nichts in die Standardgruppe, denn eine Gruppe kann den Tarif nur einschränken, nie erweitern. Brauchen einzelne Personen weniger, schränkst du das später unter Organisation und Gruppen ein.

Die Checkliste in der Übersicht

Solange etwas offen ist, zeigt die Übersicht eine Checkliste mit fünf Zeilen. Der Server prüft jede Zeile an dem, was wirklich geschehen ist:

Name und Sprache: Der erste Schritt der Einrichtung ist abgeschlossen.
Team einladen: Jemand außer der Eigentümerin oder dem Eigentümer ist Mitglied oder eingeladen.
App installieren: Du hast dich auf einem Telefon oder Computer in der App angemeldet.
Mit einer Kollegin oder einem Kollegen verbinden: Wechsle in der App oben über den Namen zum Kontext der Organisation, tippe auf Mit deinem Team verbinden und wähle eine Kollegin oder einen Kollegen.
Codewort mit einer Kollegin oder einem Kollegen vergleichen: Vergleicht beim nächsten Gespräch das Codewort. Es zählt für euch beide, egal wer es festhält.

Die letzten drei Zeilen sind deine eigenen Schritte. Sind alle Zeilen erledigt, verschwindet die Checkliste. Sie erscheint nur für Rollen, die Personen verwalten dürfen.

Der Auftragsverarbeitungsvertrag

Eine Organisation, die die Einrichtung übersprungen hat, hat den Auftragsverarbeitungsvertrag nicht angenommen. Bis sie das tut, zeigt das Business-Portal Mitgliedern, die Personen verwalten dürfen, über jeder Seite einen Hinweis. Du kannst ihn nicht wegklicken. Setze das Häkchen und wähle Annehmen.

Die Testphase

In den letzten vier Tagen einer kostenlosen Testphase sieht die Eigentümerin oder der Eigentümer einen Hinweis mit dem Ende der Testphase und dem Betrag, der an diesem Tag abgebucht wird. Unter Tarif & Abrechnung behältst oder kündigst du den Tarif. Mehr dazu unter Tarif und Abrechnung.